E-Rechnung aus Excel: ZUGFeRD-Rechnungen ohne neues Programm
Der E-Rechnung-Assistent macht aus der gewohnten Excel-Vorlage eine geprüfte ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung nach EN 16931
Die Rechnungsvorlage in Excel ist über Jahre gewachsen. Layout, Positionen, Steuersätze und Summen sitzen, das Ergebnis sieht gut aus und jeder im Betrieb kann damit arbeiten. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen reicht das trotzdem nicht mehr. Ein gedrucktes Blatt oder ein hübsches PDF ist keine E-Rechnung. Wer bisher in Excel schreibt, steht deshalb vor der Frage, ob dafür gleich eine komplette Warenwirtschaft angeschafft werden muss.
Kurz gesagt: Der E-Rechnung-Assistent ist ein Excel-Add-in der Agentur Zentral GmbH. Er liest die Rechnungsdaten aus der vorhandenen Excel-Vorlage, führt Schritt für Schritt durch die Pflichtangaben und erzeugt daraus wahlweise eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten oder eine reine XRechnung im XML-Format. Beide Wege erfüllen die Norm EN 16931. Alles läuft lokal auf dem eigenen Rechner. Das Werkzeug steckt in der Beta-Phase und wir suchen Anwender, die es kostenlos nutzen und uns Rückmeldung geben.
Der E-Rechnung-Assistent im Überblick
Der Assistent setzt genau dort an, wo die Rechnung heute schon entsteht. Er ergänzt Excel um ein eigenes Menüband mit vier Funktionen. Eine E-Rechnung wird erstellt, eine vorhandene E-Rechnung wird geprüft, eine E-Rechnung wird angezeigt und die eigene Excel-Vorlage wird einmalig vorbereitet.
Hinter diesen vier Schaltflächen steckt der komplette Arbeitsablauf. Die Erstellung führt durch alle Rechnungsdaten und erzeugt am Ende die fertige Datei, wahlweise als ZUGFeRD-Rechnung oder als XRechnung. Die Validierung prüft eine bestehende Datei gegen die technischen Vorgaben, was vor allem bei Rechnungen von Lieferanten hilft. Die Anzeige öffnet die enthaltenen Daten in lesbarer Form, ohne dass dafür ein zusätzliches Werkzeug nötig wäre. Die Vorbereitung richtet die eigene Tabelle einmalig ein.
Zwei Formate, ein Arbeitsweg
Welches Format am Ende herauskommt, entscheidet der Empfänger. Unternehmen bevorzugen meist ZUGFeRD, weil sie den gewohnten Sichtbeleg behalten. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig die reine XRechnung. Der Weg dorthin ist in beiden Fällen derselbe, nur die Ausgabe unterscheidet sich.
Ein Wechsel des Rechnungsprogramms ist nicht nötig. Die Rechnung entsteht weiterhin in der Tabelle, die im Betrieb ohnehin gepflegt wird. Wer über Jahre eine Vorlage aufgebaut hat, in der Rabatte, Nachlässe, wiederkehrende Positionen und die eigene Gestaltung stimmen, verliert bei einem Systemwechsel oft mehr, als eine neue Software verspricht. Der Assistent lässt diese Vorarbeit unangetastet und ergänzt nur den Teil, der bislang gefehlt hat.
Warum ein PDF noch keine E-Rechnung ist
Der Unterschied liegt nicht im Aussehen, sondern in der Lesbarkeit für Maschinen. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers ohne Abtippen einlesen und weiterverarbeiten kann. Ein klassisches PDF enthält Text und Pixel, aber keine definierten Felder für Rechnungsnummer, Steuersatz oder Zahlungsziel. In der Sprache des Gesetzes ist es eine sonstige Rechnung.
Diese Unterscheidung wird im Alltag häufig übersehen. Eine Rechnung, die aus Excel als PDF gespeichert und per Mail verschickt wird, sieht aus wie eine moderne digitale Rechnung. Für das Finanzamt und für die Software des Empfängers ist sie es nicht. Auch ein eingescanntes Papierdokument bleibt eine sonstige Rechnung, selbst wenn es als Datei vorliegt.
ZUGFeRD oder XRechnung
ZUGFeRD löst das Problem als Hybridformat. Sichtbar bleibt eine ganz normale PDF-Datei, die jeder öffnen und lesen kann. Eingebettet in dieser Datei liegen dieselben Angaben zusätzlich in maschinenlesbarer Form. Der Empfänger entscheidet selbst, ob er das Dokument nur ansieht oder automatisch verbucht. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das der bequemste Einstieg, denn niemand muss auf die vertraute Optik der eigenen Rechnung verzichten.
Die XRechnung geht den anderen Weg. Sie besteht ausschließlich aus strukturierten Daten ohne Sichtbeleg und ist vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern gefordert. Beide Formate erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931 und beide erzeugt der Assistent aus derselben Excel-Vorlage. Welches Format zum Einsatz kommt, richtet sich schlicht danach, was der Empfänger verlangt.
Was gilt und ab wann
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als einfaches PDF verschickt werden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt die Versandpflicht im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen für alle.
Einige Ausnahmen bleiben bestehen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand befreit, empfangen müssen aber auch sie. Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ohnehin nicht erfasst.
Wichtig ist der zweite Teil der Empfangspflicht. Es genügt nicht, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Sie muss auch so aufbewahrt werden, dass der strukturierte Datensatz über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert lesbar bleibt. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF reicht dafür nicht aus.
Die Fristen wirken großzügig. In der Praxis ist der Termin näher, als er klingt, denn viele Kunden fordern strukturierte Rechnungen bereits heute ein. Wer im Jahr 2027 ohne Umstellung dasteht, verhandelt dann unter Zeitdruck. Dieser Beitrag beschreibt die technische Umsetzung. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Die eigene Vorlage einmal vorbereiten
Jede Rechnungsvorlage ist anders aufgebaut. Deshalb gibt es einen eigenen Dialog, der die Vorlage in vier Schritten anschlussfähig macht. Felder werden zugeordnet, Mindestangaben werden geprüft, die Spalte für die Einheit wird markiert und die tatsächlich benötigten Einheiten werden aktiviert.
Einheiten bleiben verständlich
Der Punkt mit den Einheiten ist in der Praxis der wichtigste. ZUGFeRD verlangt normierte Codes, also C62 für Stück, HUR für Stunde, DAY für Tag oder LS für eine Pauschale. Kein Mensch möchte solche Kürzel in eine Rechnung tippen. In der Tabelle bleiben deshalb die gewohnten Begriffe sichtbar und der Assistent setzt den passenden Code automatisch ein. Aktiviert werden nur die Einheiten, die im Betrieb wirklich vorkommen. Damit bleibt die Auswahlliste kurz und übersichtlich.
Einmal einrichten, dauerhaft nutzen
Der Assistent legt in den markierten Zellen eine Auswahlliste an. Wer eine Position erfasst, wählt die Einheit wie gewohnt aus, ohne über Normen nachzudenken. Die Zuordnung der übrigen Felder wird ebenfalls in der Excel-Datei gespeichert.
Diese Vorbereitung fällt genau einmal an. Beim nächsten Rechnungslauf mit derselben Vorlage steht alles bereits und der Weg zur fertigen E-Rechnung verkürzt sich auf wenige Klicks. Wer mehrere Vorlagen nutzt, etwa für Material und für Dienstleistungen, bereitet jede Vorlage einmal vor.
Rechnungsdaten Schritt für Schritt prüfen
Beim Start liest der Assistent die aktive Arbeitsmappe und schlägt vor, welcher Wert wohin gehört. Neben jedem Feld steht die Quelle, also zum Beispiel Excel-Zelle L22 für die Rechnungsnummer. Stimmt eine Zuordnung nicht, wird der Wert entweder direkt eingetippt oder über die Schaltfläche „Aus Excel wählen“ aus einer anderen Zelle übernommen. Felder ohne Fundstelle sind mit dem Hinweis „Noch leer“ gekennzeichnet.
Acht Abschnitte statt einer langen Liste
Der Erstellungsdialog ist geordnet. Allgemein, Verkäufer, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer, Summen, Zahlung und Rechnungsbezüge führen durch alle Angaben, die eine gültige E-Rechnung braucht. Pflichtangaben sind mit einem Sternchen gekennzeichnet, sodass niemand raten muss, welche Felder wirklich nötig sind.
Im Abschnitt Allgemein stehen Rechnungsart, Währung, Rechnungsnummer sowie Rechnungs-, Leistungs- und Fälligkeitsdatum. Der Abschnitt Verkäufer enthält die eigenen Stammdaten mit Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. Beim Käufer kommen Name, Anschrift und auf Wunsch die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers hinzu.
Angaben, die sich nicht ändern, müssen nur ein einziges Mal geprüft werden. Die eigenen Firmendaten bleiben in der Vorlage gespeichert. Beim nächsten Mal wandert der Blick nur noch über Rechnungsnummer, Datum und Positionen.
Summen kontrollieren und Rechnungen verknüpfen
Im Abschnitt Summen zeigt der Assistent die Kontrollwerte aus Excel neben den selbst berechneten Rechnungssummen an. Weichen beide voneinander ab, fällt das sofort auf. Das ist eine unscheinbare Funktion, die im Alltag viel Ärger erspart, denn eine Rundungsdifferenz zwischen Sichtbeleg und XML-Daten führt beim Empfänger zuverlässig zu Rückfragen.
Gegenübergestellt werden Nettosumme, Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag und offener Zahlbetrag. Wer eine Anzahlung erhalten hat, trägt den bereits gezahlten Betrag ein und der offene Betrag wird daraus abgeleitet. Damit stimmen Beleg und Datensatz auch dann überein, wenn die Rechnung nicht in voller Höhe offen ist.
Bezüge zu früheren Rechnungen
Für Schlussrechnungen und Korrekturen gibt es einen eigenen Abschnitt. Dort wird die ursprüngliche Rechnung mit Nummer und Datum verknüpft, sobald die passende Rechnungsart gewählt ist. Zur Auswahl stehen unter anderem Rechnung, Schlussrechnung sowie Gutschrift und Korrekturrechnung.
Damit bleibt der Zusammenhang zwischen den Belegen auch im maschinenlesbaren Teil erhalten. Der Empfänger sieht nicht nur, dass eine Korrektur vorliegt, sondern auch, auf welche Rechnung sie sich bezieht. Genau daran scheitern manuell erzeugte Korrekturen häufig.
Vorprüfung in verständlicher Sprache
Vor der Erstellung läuft eine Vorprüfung. Sie meldet nicht in Fachchinesisch, dass ein Element fehlt, sondern schreibt in klaren Sätzen, welche Angabe noch offen ist. Statt eines kryptischen Regelverweises steht dort zum Beispiel, dass die PLZ des Verkäufers fehlt oder dass der Ländercode zweistellig nach ISO 3166-1 sein muss.
Jeder Hinweis lässt sich anklicken und springt direkt an die betroffene Stelle im Dialog. Wer fünf offene Punkte hat, arbeitet sie der Reihe nach ab, ohne zwischen Abschnitten zu suchen. Unter den Hinweisen steht eine kurze Zusammenfassung mit Rechnungsnummer, Verkäufer, Empfänger, Anzahl der Positionen und Nettobetrag.
Erst prüfen, dann erzeugen
Erst wenn alle Punkte abgearbeitet sind, meldet der Assistent, dass die Rechnung erstellt werden kann. Anschließend wird die Excel-Rechnung als PDF ausgegeben und die E-Rechnungsdaten werden in diese Datei eingebettet. Erzeugt wird also kein zweites Dokument, sondern eine Datei, die beides enthält.
Diese Reihenfolge ist Absicht. Eine technisch fehlerhafte E-Rechnung fällt beim Empfänger auf und kostet dort Zeit. Eine Rechnung, die gar nicht erst erzeugt wird, kostet nur einen Klick mehr.
Eine Datei, zwei Sichten
Am Ende steht eine einzige Datei. Links zeigt der Assistent die PDF-Vorschau, also genau das Layout, das die eigene Excel-Vorlage vorgibt. Rechts stehen die eingebetteten ZUGFeRD-Daten, wahlweise als aufklappbare Struktur oder als XML-Quelltext.
Diese Doppelansicht ist mehr als eine Spielerei. Sie macht nachvollziehbar, welche Werte tatsächlich im maschinenlesbaren Teil gelandet sind. Wer einmal gesehen hat, dass Rechnungsnummer, Steuersatz, IBAN und Positionsbeträge dort korrekt stehen, vertraut dem Ergebnis anders als bei einem Werkzeug, das nur eine Datei ausgibt.
Was in der XML-Datei steht
In der Struktur finden sich die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, jede einzelne Position mit Menge, Einheit und Einzelpreis sowie die Steueraufstellung mit Bemessungsgrundlage und Steuersatz. Dazu kommen Zahlungsbedingungen, IBAN und BIC. Wer wissen will, was der Empfänger automatisch verbucht, sieht es hier Zeile für Zeile.
Die fertige Rechnung lässt sich extern öffnen und die XML-Datei bei Bedarf separat speichern, etwa wenn ein Kunde ausdrücklich danach fragt. PDF/A-3 ist zugleich ein Archivformat, was der revisionssicheren Aufbewahrung entgegenkommt. Gespeichert wird die Rechnung dort, wo auch die Excel-Datei liegt.
Alles bleibt auf dem eigenen Rechner
Rechnungen enthalten Kundendaten, Preise und Bankverbindungen. Deshalb war früh klar, dass diese Daten den Arbeitsplatz nicht verlassen sollen.
Der Assistent arbeitet vollständig auf dem eigenen Computer. Es gibt keinen Upload zu einem Cloud-Dienst, kein Benutzerkonto und keine Übertragung von Rechnungsdaten an Dritte. Wer den Rechner vom Netz trennt, kann trotzdem weiter Rechnungen erzeugen.
Technische Grundlage
Technische Basis sind ZUGFeRD 2.5 und das quelloffene Mustangproject. Erzeugt werden Hybridrechnungen mit PDF/A-3 und eingebetteten XML-Daten sowie reine XRechnungen im XML-Format. Beide Ausgaben folgen der Norm EN 16931. Damit entspricht das Ergebnis derselben Grundlage, die auch große Warenwirtschaftssysteme umsetzen.
Das Info-Fenster nennt diese Angaben offen, dazu die Version und einen fachlichen Hinweis. Die Software unterstützt die formale und technische Prüfung. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beurteilung des Einzelfalls. Diesen Satz haben wir bewusst in das Programm geschrieben und nicht in das Kleingedruckte.
Für wen der Assistent gedacht ist
Das Werkzeug richtet sich an Betriebe, die ihre Rechnungen heute in Excel schreiben und keinen Systemwechsel wollen. Typisch sind Handwerksbetriebe, Freiberufler, Agenturen, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, Hausverwaltungen und kleine Dienstleister mit überschaubarem Rechnungsaufkommen.
Diese Fragen beantwortet der Assistent im Alltag:
- Wie wird aus der bestehenden Excel-Vorlage eine gültige E-Rechnung?
- Welche Pflichtangaben fehlen noch?
- Stimmen die Summen im XML mit den Summen in der Tabelle überein?
- Was steht wirklich in der eingebetteten Datei?
- Ist eine erhaltene ZUGFeRD-Rechnung technisch in Ordnung?
Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen, angebundener Warenwirtschaft oder automatisierten Freigabeprozessen bleibt eine ERP-Lösung die bessere Wahl. Der Assistent schließt eine kleinere Lücke, dafür aber sehr gezielt.
Grenzen, die man kennen sollte
Der Assistent erzeugt und prüft E-Rechnungen. Was er nicht leistet, benennen wir lieber vorher als hinterher:
- Er ist kein Rechnungsprogramm und führt kein Nummernkreisregister.
- Er verschickt keine Rechnungen und bindet kein Übertragungsnetz wie Peppol an.
- Er ersetzt keine Buchhaltung und keine Archivlösung.
- Er beurteilt nicht, ob der gewählte Steuersatz im Einzelfall der richtige ist.
Eine technische Prüfung sagt nur, ob eine Rechnung formal und technisch korrekt aufgebaut ist. Ob inhaltlich alles stimmt, bleibt Sache des Unternehmens und seiner steuerlichen Beratung. Diese Grenze benennen wir bewusst, denn ein grünes Häkchen ersetzt keine fachliche Beurteilung.
Beta-Tester gesucht
Der E-Rechnung-Assistent liegt aktuell in Version 1.2.0 vor und wird laufend weiterentwickelt. Neu in dieser Version ist die Ausgabe als reine XRechnung neben der bisherigen ZUGFeRD-Hybridrechnung. Für die nächste Ausbaustufe suchen wir Betriebe, die das Werkzeug im echten Alltag einsetzen.
Als Beta-Tester nutzen Sie den Assistenten kostenlos. Im Gegenzug interessiert uns, wie er sich mit Ihrer Rechnungsvorlage schlägt, welche Felder nicht erkannt werden, welche Einheiten fehlen und an welcher Stelle eine Formulierung unverständlich bleibt. Jede Rückmeldung fließt in die nächste Version ein. Wer früh dabei ist, prägt das Werkzeug mit.
Sinnvoll ist die Teilnahme für alle, die regelmäßig Rechnungen aus Excel heraus schreiben und Microsoft Excel unter Windows einsetzen. Vorkenntnisse zu ZUGFeRD sind ausdrücklich nicht nötig, denn genau daran zeigt sich, ob die Bedienung verständlich ist.
Software aus der Agentur
Die Agentur Zentral GmbH ist für Websites mit Contao bekannt. Der größere Teil der Arbeit besteht allerdings darin, Abläufe zu vereinfachen. Daraus entstehen regelmäßig eigene Programme, also Contao-Erweiterungen wie die Theme Ultimate Besucherstatistik, Schnittstellen zwischen Systemen, Auswertungen für den Betriebsalltag und eben Werkzeuge wie der E-Rechnung-Assistent.
Der Ansatz ist immer derselbe. Ein konkretes Problem aus der Praxis, eine Lösung mit möglichst wenig Umgewöhnung und eine Umsetzung, die Daten dort lässt, wo sie hingehören. Wenn Sie eine Aufgabe haben, die sich mit Standardsoftware nur umständlich lösen lässt, sprechen Sie uns an.
Fazit: der kurze Weg zur E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht zwingt niemanden dazu, eine funktionierende Rechnungsvorlage wegzuwerfen. Sie verlangt lediglich, dass neben dem Sichtbeleg auch ein strukturierter Datensatz entsteht. Genau das erledigt der E-Rechnung-Assistent, ohne dass sich der gewohnte Ablauf ändert.
Die Rechnung wird weiterhin in Excel geschrieben. Am Ende steht ein zusätzlicher Klick und daraus wird eine ZUGFeRD-Rechnung, die den Anforderungen der EN 16931 entspricht. Für viele kleine Betriebe ist das der pragmatischste Weg zur E-Rechnung, den es derzeit gibt.
Häufige Fragen
Hier finden Sie kurze Antworten auf die wichtigsten Fragen zum E-Rechnung-Assistenten.
Ja. Mit dem E-Rechnung-Assistenten bleibt die Rechnung in Excel und der Assistent erzeugt daraus eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten nach EN 16931. Wahlweise gibt er stattdessen eine reine XRechnung im XML-Format aus. Ein anderes Rechnungsprogramm ist dafür nicht nötig.
Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt als sonstige Rechnung. Erst die eingebettete XML-Datei macht daraus eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus sichtbarer PDF-Datei und eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtbeleg und im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Der E-Rechnung-Assistent erzeugt beide Formate aus derselben Excel-Vorlage, die Auswahl treffen Sie bei der Erstellung.
Empfangen müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Der Versand ist ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz verpflichtend und ab 2028 für alle inländischen Rechnungen zwischen Unternehmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise bleiben ausgenommen.
Nein. Layout und Aufbau bleiben erhalten. Der Assistent ordnet die vorhandenen Zellen den Rechnungsfeldern zu und ergänzt bei Bedarf eine Auswahlliste für die Einheiten. Diese Vorbereitung ist einmalig nötig und wird in der Excel-Datei gespeichert.
Nein. Die Verarbeitung findet ausschließlich lokal auf dem eigenen Rechner statt. Es gibt kein Benutzerkonto und keine Übertragung von Rechnungsinhalten an einen Cloud-Dienst.
In der laufenden Beta-Phase ist die Nutzung für Testerinnen und Tester kostenlos. Erwartet wird lediglich eine Rückmeldung zu Fehlern und zur Verständlichkeit.
Nein. Er erzeugt und prüft E-Rechnungen. Buchführung, Nummernkreise, Mahnwesen und die steuerliche Beurteilung des Einzelfalls bleiben außerhalb des Werkzeugs.