Die Rechnungsvorlage in Excel ist über Jahre gewachsen. Layout, Positionen, Steuersätze und Summen sitzen, das Ergebnis sieht gut aus und jeder im Betrieb kann damit arbeiten. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen reicht das trotzdem nicht mehr. Ein gedrucktes Blatt oder ein hübsches PDF ist keine E-Rechnung. Wer bisher in Excel schreibt, steht deshalb vor der Frage, ob dafür gleich eine komplette Warenwirtschaft angeschafft werden muss.
Kurz gesagt: TabellenFaktura ist ein Excel-Add-in der Agentur Zentral GmbH. Er liest die Rechnungsdaten aus der vorhandenen Excel-Vorlage, führt Schritt für Schritt durch die Pflichtangaben und erzeugt daraus wahlweise eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten oder eine reine XRechnung im XML-Format. Beide Wege erfüllen die Norm EN 16931. Alles läuft lokal auf dem eigenen Rechner. Das Werkzeug steckt in der Beta-Phase und wir suchen Anwender, die es kostenlos nutzen und uns Rückmeldung geben.
TabellenFaktura im Überblick
Der Assistent setzt genau dort an, wo die Rechnung heute schon entsteht. Er ergänzt Excel um ein eigenes Menüband mit acht Schaltflächen, sechs davon für die eigentliche Arbeit. Eine ZUGFeRD-Rechnung oder XRechnung wird erstellt, die erzeugte Rechnung wird geprüft, sie wird angezeigt, die eigene Excel-Vorlage wird einmalig vorbereitet und die E-Mail-Vorlage wird eingerichtet. Dazu kommen ein Info-Fenster und eine Hilfe, die verschobene Fenstergrößen zurücksetzt.
Zwei Formate, ein Arbeitsweg
Welches Format am Ende herauskommt, entscheidet der Empfänger. Unternehmen bevorzugen meist ZUGFeRD, weil sie den gewohnten Sichtbeleg behalten. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig die reine XRechnung. Der Weg dorthin ist in beiden Fällen derselbe, es unterscheidet sich nur die Schaltfläche am Ende.
Die Prüfung bezieht sich auf die eigene Ausgabe. Sie zeigt, ob die soeben erzeugte Rechnung den technischen Vorgaben entspricht. Die Anzeige öffnet deren Daten in lesbarer Form. Beides braucht kein zusätzliches Werkzeug und keinen Upload.
Ein Wechsel des Rechnungsprogramms ist nicht nötig. Die Rechnung entsteht weiterhin in der Tabelle, die im Betrieb ohnehin gepflegt wird. Wer über Jahre eine Vorlage aufgebaut hat, in der Rabatte, Nachlässe, wiederkehrende Positionen und die eigene Gestaltung stimmen, verliert bei einem Systemwechsel oft mehr, als eine neue Software verspricht. Der Assistent lässt diese Vorarbeit unangetastet und ergänzt nur den Teil, der bislang gefehlt hat.
Warum ein PDF noch keine E-Rechnung ist
Der Unterschied liegt nicht im Aussehen, sondern in der Lesbarkeit für Maschinen. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers ohne Abtippen einlesen und weiterverarbeiten kann. Ein klassisches PDF enthält Text und Pixel, aber keine definierten Felder für Rechnungsnummer, Steuersatz oder Zahlungsziel. In der Sprache des Gesetzes ist es eine sonstige Rechnung.
Diese Unterscheidung wird im Alltag häufig übersehen. Eine Rechnung, die aus Excel als PDF gespeichert und per Mail verschickt wird, sieht aus wie eine moderne digitale Rechnung. Für das Finanzamt und für die Software des Empfängers ist sie es nicht. Auch ein eingescanntes Papierdokument bleibt eine sonstige Rechnung, selbst wenn es als Datei vorliegt. Wer beides anbieten kann, muss diese Frage nicht vorab klären.
ZUGFeRD oder XRechnung
ZUGFeRD löst das Problem als Hybridformat. Sichtbar bleibt eine ganz normale PDF-Datei, die jeder öffnen und lesen kann. Eingebettet in dieser Datei liegen dieselben Angaben zusätzlich in maschinenlesbarer Form. Der Empfänger entscheidet selbst, ob er das Dokument nur ansieht oder automatisch verbucht. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das der bequemste Einstieg, denn niemand muss auf die vertraute Optik der eigenen Rechnung verzichten.
Die XRechnung geht den anderen Weg. Sie besteht ausschließlich aus strukturierten Daten ohne Sichtbeleg und ist vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern gefordert. Beide Formate erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931 und beide erzeugt der Assistent aus derselben Excel-Vorlage. Welches Format zum Einsatz kommt, richtet sich schlicht danach, was der Empfänger verlangt.
XRechnung für öffentliche Auftraggeber
Wer an Behörden, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen fakturiert, kennt die zusätzlichen Hürden. Dort genügt es nicht, eine strukturierte Rechnung zu liefern. Verlangt wird die XRechnung und mit ihr kommen Angaben ins Spiel, die im normalen Geschäftsverkehr keine Rolle spielen.
Leitweg-ID und Pflichtangaben
Die wichtigste davon ist die Leitweg-ID. Sie steuert, an welche Stelle innerhalb der Verwaltung die Rechnung geleitet wird. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen. Der Assistent führt dieses Feld als Käuferreferenz sichtbar mit und weist darauf hin, wenn es fehlt. Ebenso hinterlegt er die Geschäftsprozesskennung und die weiteren Pflichtangaben, die öffentliche Auftraggeber erwarten.
Geprüft mit dem offiziellen Werkzeug
Erzeugt wird die XRechnung in der Fassung 3.0.2 im zulässigen CII-Format. Damit die Datei nicht nur nach Norm aussieht, sondern es auch ist, prüft der Assistent das Ergebnis mit dem KoSIT-Validator und der offiziellen Prüfkonfiguration für XRechnung. Genau dieses Werkzeug setzen auch die Prüfstellen der Verwaltung ein.
Die Prüfung läuft ebenfalls lokal, der Validator ist im Programm enthalten. Wer eine XRechnung erzeugt, sieht also vor dem Versand, ob sie angenommen wird, statt es beim Empfänger herauszufinden.
Was gilt und ab wann
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als einfaches PDF verschickt werden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt die Versandpflicht im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen für alle.
Einige Ausnahmen bleiben bestehen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand befreit, empfangen müssen aber auch sie. Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht ohnehin nicht erfasst.
Wichtig ist der zweite Teil der Empfangspflicht. Es genügt nicht, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Sie muss auch so aufbewahrt werden, dass der strukturierte Datensatz über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert lesbar bleibt. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF reicht dafür nicht aus.
Die Fristen wirken großzügig. In der Praxis ist der Termin näher, als er klingt, denn viele Kunden fordern strukturierte Rechnungen bereits heute ein. Wer im Jahr 2027 ohne Umstellung dasteht, verhandelt dann unter Zeitdruck. Dieser Beitrag beschreibt die technische Umsetzung. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Die eigene Vorlage einmal vorbereiten
Jede Rechnungsvorlage ist anders aufgebaut. Deshalb gibt es einen eigenen Dialog, der die Vorlage in vier Schritten anschlussfähig macht. Felder werden zugeordnet, der Positionsbereich mit seinen Spalten wird festgelegt, Mindestangaben werden geprüft und die tatsächlich benötigten Einheiten werden aktiviert. Eine mitgelieferte Rechnungsvorlage erkennt der Assistent von selbst.
Einheiten bleiben verständlich
Der Punkt mit den Einheiten ist in der Praxis der wichtigste. E-Rechnungen verlangen normierte Codes, also C62 für Stück, HUR für Stunde, MTR für Meter, MTK für Quadratmeter oder LS für eine Pauschale. Kein Mensch möchte solche Kürzel in eine Rechnung tippen. In der Tabelle bleiben deshalb die gewohnten Begriffe sichtbar und der Assistent setzt den passenden Code erst bei der Erzeugung ein.
Gewachsene Schreibweisen wie „Stk.“, „Std.“ oder „pausch.“ werden dabei nicht stillschweigend übernommen, sondern als korrigierbarer Hinweis angezeigt. Auch ein leeres Einheitenfeld wird nicht einfach als Stück gedeutet. Das wirkt im ersten Moment streng und verhindert genau die Fehler, die beim Empfänger auffallen.
Einmal einrichten, dauerhaft nutzen
Die Zuordnungen werden als Konfiguration in der Arbeitsmappe selbst gespeichert. Beim nächsten Öffnen stehen sie wieder bereit und im Assistenten müssen nur noch die Angaben angepasst werden, die sich von Rechnung zu Rechnung ändern. Wer mehrere Vorlagen nutzt, etwa für Material und für Dienstleistungen, bereitet jede Vorlage einmal vor.
Rechnungsdaten Schritt für Schritt prüfen
Beim Start liest der Assistent die aktive Arbeitsmappe und schlägt vor, welcher Wert wohin gehört. Neben jedem Feld steht die Quelle, also zum Beispiel Excel-Zelle L22 für die Rechnungsnummer. Stimmt eine Zuordnung nicht, wird der Wert entweder direkt eingetippt oder über die Schaltfläche „Aus Excel wählen“ aus einer anderen Zelle übernommen. Felder ohne Fundstelle sind mit dem Hinweis „Noch leer“ gekennzeichnet.
Neun Bereiche statt einer langen Liste
Der Assistent ist geordnet. Allgemein, Verkäufer, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer, Summen, Zahlung, Rechnungsbezüge sowie Prüfen und Erstellen führen durch alle Angaben, die eine gültige E-Rechnung braucht. Pflichtangaben sind mit einem Sternchen gekennzeichnet, sodass niemand raten muss, welche Felder wirklich nötig sind.
Als Rechnungsart stehen Rechnung, Teilrechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung sowie Gutschrift und Korrekturrechnung zur Wahl. Der Positionsbereich ist frei festlegbar und darf beliebig viele Zeilen umfassen. Je Position werden Bezeichnung, Menge, Einheit und Nettopreis ausgewertet, eine Artikelnummer ist optional.
Angaben, die sich nicht ändern, müssen nur ein einziges Mal geprüft werden. Die eigenen Firmendaten bleiben in der Vorlage gespeichert. Beim nächsten Mal wandert der Blick nur noch über Rechnungsnummer, Datum und Positionen.
Summen, Steuerfälle und Rechnungsbezüge
Im Abschnitt Summen zeigt der Assistent die Kontrollwerte aus Excel neben den selbst berechneten Rechnungssummen an. Weichen beide voneinander ab, fällt das sofort auf. Das ist eine unscheinbare Funktion, die im Alltag viel Ärger erspart, denn eine Rundungsdifferenz zwischen Sichtbeleg und XML-Daten führt beim Empfänger zuverlässig zu Rückfragen.
Gegenübergestellt werden Nettosumme, Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag und offener Zahlbetrag. Nachlässe und Zuschläge auf die gesamte Rechnung lassen sich ebenso abbilden wie bereits gezahlte Beträge, etwa nach einer Anzahlung.
Auch die unbequemen Steuerfälle
Der Regelfall mit 19 Prozent ist schnell erledigt. Interessant wird es bei allem anderen. Der Assistent beherrscht gemischte Steuersätze innerhalb einer Rechnung, den Nullsteuersatz, Steuerbefreiungen, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen sowie Ausfuhr und nicht steuerbare Umsätze. Wo die Norm eine Begründung verlangt, lässt sich der passende Text hinterlegen.
Bezüge zu früheren Rechnungen
Für Schluss- und Korrekturrechnungen gibt es einen eigenen Bereich. Dort wird die ursprüngliche Rechnung mit Nummer und Datum verknüpft, sobald die passende Rechnungsart gewählt ist. Damit bleibt der Zusammenhang zwischen den Belegen auch im maschinenlesbaren Teil erhalten. Genau daran scheitern manuell erzeugte Korrekturen häufig.
Vorprüfung in verständlicher Sprache
Vor der Erstellung läuft eine Vorprüfung. Sie meldet nicht in Fachchinesisch, dass ein Element fehlt, sondern schreibt in klaren Sätzen, welche Angabe noch offen ist. Statt eines kryptischen Regelverweises steht dort zum Beispiel, dass die PLZ des Verkäufers fehlt oder dass der Ländercode zweistellig nach ISO 3166-1 sein muss.
Jeder Hinweis lässt sich anklicken und öffnet den betroffenen Bereich. Betrifft der Fehler eine Rechnungsposition, wird die passende Zeile in der Vorschau hervorgehoben. Geprüft werden unter anderem Verkäufer- und Empfängerdaten, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum und Leistungszeitraum, Positionsangaben, IBAN sowie die rechnerischen Summen. Auch Platzhaltertexte aus einer noch nicht fertig ausgefüllten Vorlage werden erkannt.
Zwei Stufen der Prüfung
Die verständliche Vorprüfung ist nur die erste Stufe. Danach folgt die technische Prüfung gegen die Norm. Bei ZUGFeRD übernimmt das Mustangproject diese Aufgabe gleich zweimal. Einmal für die erzeugten XML-Daten und noch einmal für das fertige Gesamtdokument. Bei der XRechnung prüft der offizielle KoSIT-Validator mit der aktuellen Prüfkonfiguration, also dasselbe Werkzeug, das auch auf der Empfängerseite eingesetzt wird.
Erst wenn alle Stufen sauber durchlaufen, wird die Datei gespeichert. Diese Reihenfolge ist Absicht. Eine technisch fehlerhafte E-Rechnung fällt beim Empfänger auf und kostet dort Zeit. Eine Rechnung, die gar nicht erst erzeugt wird, kostet nur einen Klick mehr.
Eine Datei, zwei Sichten
Am Ende steht bei ZUGFeRD eine einzige Datei. Links zeigt der Assistent die PDF-Vorschau, also genau das Layout, das die eigene Excel-Vorlage vorgibt. Rechts stehen die eingebetteten Daten, wahlweise als aufklappbare Struktur oder als XML-Quelltext. Bei der XRechnung entfällt die PDF-Seite und das Ergebnisfenster zeigt eine verständliche Zusammenfassung neben dem vollständigen Quelltext.
Diese Doppelansicht ist mehr als eine Spielerei. Sie macht nachvollziehbar, welche Werte tatsächlich im maschinenlesbaren Teil gelandet sind. Wer einmal gesehen hat, dass Rechnungsnummer, Steuersatz, IBAN und Positionsbeträge dort korrekt stehen, vertraut dem Ergebnis anders als bei einem Werkzeug, das nur eine Datei ausgibt.
Wo die Rechnung landet
Der Speicherdialog schlägt den Ordner der geöffneten Excel-Datei vor und übernimmt deren Namen. Die ZUGFeRD-Rechnung erhält die Endung PDF, die XRechnung die Endung XML. Damit bleiben Tabelle und Beleg beieinander. Aus dem Ergebnisfenster lassen sich die Datei direkt öffnen, der Ordner anzeigen, die XML-Daten kopieren oder separat speichern und die Rechnung per E-Mail versenden.
In der ZUGFeRD-Datei stecken die strukturierten Daten als eingebettete Datei mit dem vorgeschriebenen Namen. PDF/A-3 ist zugleich ein Archivformat, was der langfristigen Aufbewahrung entgegenkommt. Eine revisionssichere Archivierung ersetzt der Assistent damit nicht, die bleibt Sache des eingesetzten Ablagesystems.
Die E-Mail einmal vorbereiten
Eine fertige Rechnung nützt wenig, solange sie auf der Festplatte liegt. Die aktuelle Version schließt deshalb die letzte Lücke im Ablauf und bereitet die Nachricht gleich mit vor. Eingerichtet wird das einmal über die E-Mail-Einstellungen im Menüband.
Dort wird festgelegt, aus welchem Outlook-Konto die Rechnung verschickt wird. Wer mehrere Postfächer nutzt, etwa ein eigenes und eines für die Buchhaltung, wählt hier das richtige aus. Dazu kommen das gewünschte Nachrichtenformat und die Signatur. In der Voreinstellung sucht der Assistent selbst die Signatur, die zum gewählten Konto gehört. Wer das lieber festlegt, wählt sie von Hand aus.
Text mit Platzhaltern statt Copy und Paste
Betreff und Nachrichtentext werden als Vorlage hinterlegt. Platzhalter wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Empfänger, Betrag, Währung, Dokumentart, Leitweg-ID oder Dateiname füllt der Assistent beim Versand automatisch. Eine Vorschau zeigt direkt darunter, wie die fertige Nachricht aussieht.
Damit sieht jede Rechnungsmail gleich aus, ohne dass jemand Textbausteine zusammensucht.
Ein Klick bis zum fertigen Entwurf
Im Ergebnisfenster steht neben dem Öffnen und Speichern jetzt auch „Per E-Mail senden“. Der Assistent zeigt zuerst einen kurzen Dialog mit Empfänger, Absenderkonto und dem Text aus der Vorlage. Die Empfängeradresse übernimmt er dabei aus der Rechnung, sofern sie dort hinterlegt ist.
Nach der Bestätigung öffnet Outlook einen Entwurf. Betreff und Text stehen bereits, die gewohnte Signatur hängt darunter und die Rechnung liegt als Anhang bei. Bei ZUGFeRD ist das die PDF mit den eingebetteten Daten, bei einer XRechnung die XML-Datei.
Den letzten Schritt macht ein Mensch
Bewusst verschickt der Assistent nichts von selbst. Er bereitet die Nachricht vor und übergibt sie an Outlook. Wer noch einen Satz ergänzen, jemanden in Kopie setzen oder den Versand verschieben möchte, tut das wie gewohnt. Erst der Klick auf Senden schickt die Rechnung heraus.
Für den Alltag heißt das: Rechnung in Excel schreiben, erzeugen lassen, prüfen, versenden. Vier Schritte ohne Programmwechsel und ohne Datei, die irgendwo im Dateisystem gesucht werden muss.
Alles bleibt auf dem eigenen Rechner
Rechnungen enthalten Kundendaten, Preise und Bankverbindungen. Deshalb war früh klar, dass diese Daten den Arbeitsplatz nicht verlassen sollen.
Der Assistent arbeitet vollständig auf dem eigenen Computer. Es gibt keinen Upload zu einem Cloud-Dienst, kein Benutzerkonto und keine Übertragung von Rechnungsdaten an Dritte. Auch die E-Mail wird lediglich lokal an Outlook übergeben. Wer den Rechner vom Netz trennt, kann trotzdem weiter Rechnungen erzeugen.
Technische Grundlage
Als Grundlage dienen ZUGFeRD 2.5, XRechnung 3.0.2, das quelloffene Mustangproject und der KoSIT-Validator. Erzeugt werden Hybridrechnungen mit PDF/A-3 und eingebetteten XML-Daten sowie reine XRechnungen im XML-Format. Beide Ausgaben folgen der Norm EN 16931. Damit entspricht das Ergebnis derselben Grundlage, die auch große Warenwirtschaftssysteme umsetzen.
Das Info-Fenster nennt diese Angaben offen, dazu die Version und einen fachlichen Hinweis. Die Software unterstützt die formale und technische Prüfung. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beurteilung des Einzelfalls. Diesen Satz haben wir bewusst in das Programm geschrieben und nicht in das Kleingedruckte.
Für wen der Assistent gedacht ist
Das Werkzeug richtet sich an Betriebe, die ihre Rechnungen heute in Excel schreiben und keinen Systemwechsel wollen. Typisch sind Handwerksbetriebe, Freiberufler, Agenturen, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, Hausverwaltungen und kleine Dienstleister mit überschaubarem Rechnungsaufkommen.
Diese Fragen beantwortet der Assistent im Alltag:
- Wie wird aus der bestehenden Excel-Vorlage eine gültige E-Rechnung?
- Welche Pflichtangaben fehlen noch?
- Stimmen die Summen im XML mit den Summen in der Tabelle überein?
- Was steht wirklich in der erzeugten Datei?
- Wird die Rechnung die technische Prüfung beim Empfänger bestehen?
Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen, angebundener Warenwirtschaft oder automatisierten Freigabeprozessen bleibt eine ERP-Lösung die bessere Wahl. Der Assistent schließt eine kleinere Lücke, dafür aber sehr gezielt.
Grenzen, die man kennen sollte
Der Assistent erzeugt und prüft E-Rechnungen. Was er nicht leistet, benennen wir lieber vorher als hinterher:
- Er ist kein Rechnungsprogramm und führt kein Nummernkreisregister.
- Er bereitet den Versand als Outlook-Entwurf vor, verschickt aber nichts selbsttätig.
- Er übermittelt Rechnungen nicht an ein Rechnungsportal oder ein Netzwerk wie Peppol.
- Er ersetzt keine Buchhaltung und keine revisionssichere Archivierung.
- Er kennt keine individuellen Vorgaben einzelner Auftraggeber oder Portale.
- Er beurteilt nicht, ob der gewählte Steuersatz im Einzelfall der richtige ist.
Eine technische Prüfung sagt nur, ob eine Rechnung die formalen und technischen Regeln erfüllt. Ob Preise, Leistungen und die steuerliche Einordnung stimmen, bleibt Sache des Unternehmens und seiner Beratung. Diese Grenze benennen wir bewusst, denn ein grünes Häkchen ersetzt keine fachliche Beurteilung.
Beta-Tester gesucht
TabellenFaktura liegt aktuell in Version 1.3.0 vor und wird laufend weiterentwickelt. Nach der XRechnung ist zuletzt der Versand hinzugekommen. Fertige Rechnungen gehen jetzt direkt als vorbereiteter Outlook-Entwurf hinaus. Für die nächste Ausbaustufe suchen wir Betriebe, die das Werkzeug im echten Alltag einsetzen.
Als Beta-Tester nutzen Sie den Assistenten kostenlos. Im Gegenzug interessiert uns, wie er sich mit Ihrer Rechnungsvorlage schlägt, welche Felder nicht erkannt werden, welche Einheiten fehlen und an welcher Stelle eine Formulierung unverständlich bleibt. Jede Rückmeldung fließt in die nächste Version ein. Wer früh dabei ist, prägt das Werkzeug mit.
Was Sie dafür brauchen
Der Assistent wird als Erweiterung unter Windows 10 oder Windows 11 installiert und setzt Microsoft Excel 2016 oder neuer als Desktopanwendung voraus. Excel darf in 32 oder 64 Bit installiert sein, das System muss 64 Bit sein. Benötigt werden außerdem das .NET Framework 4.8 und Administratorrechte für die Installation. Die Online-Version von Excel und Excel für Mac werden nicht unterstützt.
Für den Versand wird Microsoft Outlook als Desktopanwendung benötigt. Ohne Outlook funktionieren alle übrigen Funktionen unverändert, die Rechnung wird dann wie bisher gespeichert und von Hand angehängt.
Vorkenntnisse zu ZUGFeRD oder XRechnung sind ausdrücklich nicht nötig, denn genau daran zeigt sich, ob die Bedienung verständlich ist.
Software aus der Agentur
Die Agentur Zentral GmbH ist für Websites mit Contao bekannt. Der größere Teil der Arbeit besteht allerdings darin, Abläufe zu vereinfachen. Daraus entstehen regelmäßig eigene Programme, also Contao-Erweiterungen wie die Theme Ultimate Besucherstatistik, Schnittstellen zwischen Systemen, Auswertungen für den Betriebsalltag und eben Werkzeuge wie TabellenFaktura.
Der Ansatz ist immer derselbe. Ein konkretes Problem aus der Praxis, eine Lösung mit möglichst wenig Umgewöhnung und eine Umsetzung, die Daten dort lässt, wo sie hingehören. Wenn Sie eine Aufgabe haben, die sich mit Standardsoftware nur umständlich lösen lässt, sprechen Sie uns an.
Fazit: der kurze Weg zur E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht zwingt niemanden dazu, eine funktionierende Rechnungsvorlage wegzuwerfen. Sie verlangt lediglich, dass neben dem Sichtbeleg auch ein strukturierter Datensatz entsteht. Genau das erledigt TabellenFaktura, ohne dass sich der gewohnte Ablauf ändert.
Die Rechnung wird weiterhin in Excel geschrieben. Am Ende steht ein zusätzlicher Klick und daraus wird eine ZUGFeRD-Rechnung, die den Anforderungen der EN 16931 entspricht. Für viele kleine Betriebe ist das der pragmatischste Weg zur E-Rechnung, den es derzeit gibt.
Häufige Fragen
Hier finden Sie kurze Antworten auf die wichtigsten Fragen zu TabellenFaktura.
Ja. Mit TabellenFaktura bleibt die Rechnung in Excel und der Assistent erzeugt daraus eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten nach EN 16931. Wahlweise gibt er stattdessen eine reine XRechnung im XML-Format aus. Ein anderes Rechnungsprogramm ist dafür nicht nötig.
Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt als sonstige Rechnung. Erst die eingebettete XML-Datei macht daraus eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus sichtbarer PDF-Datei und eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtbeleg und im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. TabellenFaktura erzeugt beide Formate aus derselben Excel-Vorlage, die Auswahl treffen Sie bei der Erstellung.
Empfangen müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Der Versand ist ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz verpflichtend und ab 2028 für alle inländischen Rechnungen zwischen Unternehmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise bleiben ausgenommen.
Nein. Layout und Aufbau bleiben erhalten. Der Assistent ordnet die vorhandenen Zellen den Rechnungsfeldern zu und ergänzt bei Bedarf eine Auswahlliste für die Einheiten. Diese Vorbereitung ist einmalig nötig und wird in der Excel-Datei gespeichert.
Nein. Die Verarbeitung findet ausschließlich lokal auf dem eigenen Rechner statt. Es gibt kein Benutzerkonto und keine Übertragung von Rechnungsinhalten an einen Cloud-Dienst.
In der laufenden Beta-Phase ist die Nutzung für Testerinnen und Tester kostenlos. Erwartet wird lediglich eine Rückmeldung zu Fehlern und zur Verständlichkeit.
Nein. Er erzeugt und prüft E-Rechnungen. Buchführung, Nummernkreise, Mahnwesen und die steuerliche Beurteilung des Einzelfalls bleiben außerhalb des Werkzeugs.
Nein. Er bereitet die Nachricht vor und öffnet einen Entwurf in Outlook, in dem Betreff, Text, Signatur und Anhang bereits stehen. Abgeschickt wird die Rechnung erst, wenn Sie auf Senden klicken.
Für die Versandfunktion ja, und zwar Outlook als Desktopanwendung. Alle anderen Funktionen arbeiten unabhängig davon. Ohne Outlook speichern Sie die fertige Rechnung wie bisher und versenden sie mit Ihrem gewohnten Mailprogramm.