KI-Verordnung: Rollen, Anwendungsfälle und Fristen richtig prüfen

Welche Pflichten die KI-Verordnung auslöst, entscheidet sich am konkreten System, seiner Zweckbestimmung und der eigenen Rolle. Ein Unternehmen, das fertige Textsoftware verwendet, hat eine andere Ausgangslage als ein Anbieter einer Bewerberbewertung. Eine Agentur kann zugleich ein fremdes Modell beziehen und ein eigenes KI-System anbieten. Deshalb beginnt eine belastbare Prüfung mit einem beschriebenen Anwendungsfall und endet nicht beim Namen eines Werkzeugs.

Rechtsraum und Stand: Deutschland und Europäische Union, geprüft am 9. November 2026. Dieser Beitrag erläutert eine Vorgehensweise für betriebliche Entscheidungen. Die rechtliche Einordnung eines konkreten Systems hängt von dessen tatsächlichen Eigenschaften und Einsatzbedingungen ab. Die Arbeitsblätter und Beispiele ersetzen diese Einzelfallprüfung nicht.

Zuerst die richtige Fassung der Verordnung lesen

Ausgangspunkt ist die Verordnung (EU) 2024/1689. Sie wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geändert. Dieser Änderungsrechtsakt wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am 27. Juli 2026 in Kraft. Es handelt sich beim hier berücksichtigten Digital-Omnibus zur KI folglich um geltendes Änderungsrecht. Eine frühere Meldung über einen Vorschlag oder eine politische Einigung beschreibt noch nicht diesen endgültigen Stand.

Der konsolidierte deutsche EUR-Lex-Text vom 27. Juli 2026 führt die Änderungen zum Lesen zusammen und berücksichtigt auch ausgewiesene Berichtigungen. Die Konsolidierung selbst ist eine Informationsfassung. Verbindlich bleiben die Amtsblattfassungen der Rechtsakte. Für die Änderung lässt sich das unmittelbar am veröffentlichten Änderungsrechtsakt 2026/1744 nachvollziehen. Eine gespeicherte Prüfung sollte deshalb Datum, Fundstelle und betrachtete Systemfassung enthalten.

Diese Unterscheidung hat praktische Folgen. Eine Broschüre mit der ursprünglichen Augustfrist für sämtliche Hochrisikoanforderungen reicht heute nicht mehr als Terminplan. Umgekehrt bedeutet eine verschobene Hochrisikofrist nicht, dass Transparenz, Verbote oder andere Rechtsgebiete bis dahin ausgesetzt sind. Jeder Eintrag braucht seine eigene anwendbare Vorschrift.

Einen Anwendungsfall so beschreiben, dass er prüfbar wird

Die Aussage „Wir verwenden KI im Vertrieb“ enthält zu wenig Information. Besser lautet die Beschreibung: Beschäftigte erstellen aus freigegebenen Produktinformationen einen Antwortentwurf für allgemeine Angebotsfragen. Eine zuständige Person prüft Tatsachen, Preisangaben und Empfänger vor einer eigenen Versandentscheidung. Personenbezogene Sonderfälle und automatische Vertragszusagen gehören nicht zum vorgesehenen Umfang. Damit werden Zweck, Daten, Ausgabe und Wirkung sichtbar.

Ebenso wichtig sind die Grenzen. Darf das System nur formulieren oder auch Anfragen priorisieren? Sieht es Kundennamen oder ausschließlich allgemeine Produktdaten? Kann eine Ausgabe ohne weitere Handlung eine Buchung verändern? Ein zunächst harmlos wirkender Assistent kann durch zusätzliche Entscheidungsrechte zu einem wesentlich anderen Anwendungsfall werden. Solche Änderungen gehören in die Beschreibung und dürfen nicht als bloße technische Wartung verschwinden.

Artikel 3 knüpft die Zweckbestimmung auch an Informationen des Anbieters, Betriebsanleitungen, Werbeunterlagen und technische Dokumentation. Deshalb müssen Produktversprechen und tatsächliche Funktionen zusammenpassen. Wer ein Werkzeug als objektive Eignungsbewertung bewirbt, kann seine Prüfung nicht ausschließlich auf die freundlichere interne Bezeichnung Schreibhilfe stützen.

Modell, System und Organisation auseinanderhalten

Ein Modell mit allgemeinem Verwendungszweck ist nicht dasselbe wie eine fertige Unternehmensanwendung. Auf einem Modell können verschiedene Systeme mit unterschiedlichen Aufgaben aufbauen. Eine Suchoberfläche mit Dokumentenabruf, Zugriffsprüfung und Antwortausgabe hat einen anderen Funktionsumfang als das zugrunde liegende Modell. Für die Rollenprüfung sollte erkennbar sein, welche Komponente von wem stammt und wer das vollständige System verantwortet.

Der Anbieterbegriff erfasst unter seinen Voraussetzungen auch das Entwickelnlassen und die Inbetriebnahme unter eigenem Namen. Ein eigener Modelltrainingslauf ist keine zwingende Voraussetzung dafür, Anbieter eines KI-Systems zu sein. Ebenso macht die Nutzung einer fremden Schnittstelle ein Unternehmen nicht automatisch zum Anbieter des zugrunde liegenden Modells. Die Ebenen müssen getrennt geprüft werden.

Der räumliche Anwendungsbereich nach Artikel 2 ist ebenfalls keine reine Serverfrage. Ein Sitz außerhalb Europas kann die Verordnung bei einem Bezug zum Unionsmarkt oder bestimmten in der Union verwendeten Ausgaben nicht ohne Weiteres ausschließen. Für einen gewöhnlichen deutschen Betrieb ist die Ausnahme einer ausschließlich persönlichen und nicht beruflichen Verwendung regelmäßig keine passende Beschreibung seiner betrieblichen Nutzung.

Die eigene Rolle anhand tatsächlicher Handlungen bestimmen

Betreiber ist vereinfacht die Organisation, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Anbieter ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Stelle, die ein System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen beziehungsweise eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Daneben kennt die Verordnung unter anderem Einführer, Händler und Bevollmächtigte. Diese Rollen sind keine frei wählbaren Vertragsüberschriften.

Ein Unternehmen kann mehrere Rollen haben. Eine externe Entwicklungsagentur ist auch nicht allein deshalb der einzige rechtlich relevante Anbieter, weil sie den Quellcode geschrieben hat. Auftrag, Marke, Bereitstellung und tatsächliche Verantwortungsverteilung müssen gemeinsam betrachtet werden. Die Prüfung sollte eine begründete vorläufige Einordnung und noch fehlende Unterlagen ausweisen.

Verbote vor der üblichen Risikoeinordnung prüfen

Ein möglicher Verbotsfall gehört an den Anfang. Für eine verbotene Praxis ist ein aufwendiger Dokumentationsordner keine Erlaubnis. Artikel 5 mit dem aktuellen Normtext enthält unterschiedliche Tatbestände und jeweils eigene Voraussetzungen. Dazu gehört etwa die grundsätzlich untersagte Emotionserkennung im Arbeits- und Bildungsbereich mit bestimmten medizinischen oder Sicherheitsausnahmen. Nicht jede sprachliche Stimmungsanalyse erfüllt bereits den rechtlichen Begriff einer solchen Emotionserkennung.

Auch bei manipulativen Praktiken dürfen die Voraussetzungen nicht weggelassen werden. Die Verordnung verbietet nicht pauschal jede überzeugende Werbeaussage. Entscheidend sind die jeweiligen Merkmale der Technik, der Beeinflussung und der Schädigung. Bei einer möglichen Nähe zu einem Tatbestand sollte die tatsächliche Funktion zunächst begrenzt und fachkundig geprüft werden.

Die durch die Änderung ergänzten Verbote bestimmter nicht einvernehmlicher intimer Darstellungen und von Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs haben nach Artikel 113 einen eigenen Anwendungsbeginn am 2. Dezember 2026. Daraus folgt keinerlei Aussage, entsprechendes Verhalten sei zuvor nach anderen Vorschriften erlaubt. Die KI-Verordnung ist nur eine der einschlägigen rechtlichen Ebenen.

Hochrisiko nicht mit jeder wichtigen Anwendung gleichsetzen

Artikel 6 enthält verschiedene Zugänge zur Hochrisikoeinstufung. Bei bestimmten regulierten Produkten müssen die Produktzuordnung und die Voraussetzung einer einschlägigen Konformitätsbewertung durch Dritte zusammen geprüft werden. Das bloße Vorhandensein einer KI-Funktion in einem Gerät genügt nicht für diese Schlussfolgerung. Sicherheitsfunktion und mögliche Folgen eines Ausfalls bleiben wesentlich.

Der zweite Zugang betrifft die in Anhang III bezeichneten Verwendungen. Für Unternehmen besonders greifbar sind dort Systeme zur Personalgewinnung oder Personalauswahl, zur Analyse und Filterung von Bewerbungen oder zur Bewertung von Bewerbenden. Daneben nennt der Anhang weitere Bereiche wie bestimmte Bildungsentscheidungen, Kreditwürdigkeitsbewertungen und wesentliche öffentliche Leistungen.

Artikel 6 Absatz 3 sieht unter Bedingungen eine Ausnahme für bestimmte Systeme des Anhangs III vor. Eine enge verfahrensbezogene oder vorbereitende Aufgabe kann dabei relevant sein. Das ist jedoch keine pauschale Befreiung durch ein Etikett. Voraussetzungen, tatsächlicher Einfluss und die Dokumentation nach Absatz 4 sind zu prüfen. Innerhalb des Anhangs III bleibt das dort erfasste Profiling natürlicher Personen besonders zu beachten. Eine letzte menschliche Bestätigung beseitigt die Einstufung nicht automatisch.

Vier erfundene Fälle mit unterschiedlichen Prüffragen

Fall eins: Produkttextentwurf. Ein Handelsbetrieb lässt aus freigegebenen technischen Merkmalen einen Beschreibungsvorschlag erzeugen. Es werden keine Personen bewertet und keine Bestellungen ausgeführt. Das begründet allein noch keinen der beschriebenen Hochrisikofälle. Zu prüfen bleiben unter anderem Rolle, Kompetenzmaßnahmen, Datenverwendung und die konkrete Veröffentlichung. Falsche Produkteigenschaften wären weiterhin ein fachliches und rechtliches Problem.

Fall zwei: Auskunft auf einer Webseite. Eine Anwendung beantwortet direkt Fragen von Besuchern. Neben dem Betreiber ist zu klären, wer Anbieter des vollständigen Systems ist. Die Information über die KI-Interaktion und ihre rechtzeitige Darstellung werden wichtig. Ein versteckter Absatz in einer allgemeinen Datenschutzerklärung kann die unmittelbare Situation nicht einfach ersetzen.

Fall drei: Bewerbungen sortieren. Ein System bewertet Unterlagen nach vermuteter Eignung und erstellt eine Rangliste für die Auswahl. Dass am Ende jemand aus der Personalabteilung bestätigt, macht daraus nicht automatisch eine bloße Textablage. Anhang III, mögliche Ausnahmen, Datenschutz, Beschäftigtenrechte und der tatsächliche Einfluss auf die Auswahl verlangen eine vertiefte Prüfung.

Fall vier: Zweckänderung eines Assistenten. Eine Agentur erweitert eine allgemeine Schreibanwendung um eine Kandidatenbewertung unter eigener Marke. Jetzt müssen sowohl die Zweckänderung als auch die Anbieterrolle neu betrachtet werden. Die frühere Einschätzung zum Schreibzweck darf nicht unverändert in den Freigabeordner kopiert werden. Alle vier Fälle sind Lernbeispiele ohne Aussage über einen bestimmten Kunden.

Rollenwechsel bei Umbauten ausdrücklich erkennen

Artikel 25 behandelt besondere Verantwortlichkeiten entlang der Wertschöpfungskette. Relevant sind insbesondere das Anbringen eines eigenen Namens an einem Hochrisikosystem, wesentliche Änderungen eines solchen Systems und eine Zweckänderung, durch die ein zuvor nicht als hochriskant eingestuftes System hochriskant wird. Die Voraussetzungen unterscheiden sich und müssen am konkreten Umbau geprüft werden.

Eine beliebige Änderung einer Eingabeanweisung erfüllt nicht automatisch all diese Tatbestände. Umgekehrt ist eine neue Entscheidungsfunktion nicht deshalb unbedeutend, weil sie durch Konfiguration statt durch einen großen Programmumbau entsteht. Sinnvoll ist ein Änderungsprotokoll mit altem Zweck, neuem Zweck, betroffenen Personen, Entscheidungseinfluss und benötigten Herstellerinformationen.

Für die Zusammenarbeit sollten Zugriff auf notwendige technische Informationen, bekannte Grenzen und Unterstützung geklärt werden. Ein Satz im Vertrag, der sämtliche Pflichten dem Kunden zuweist, ersetzt keine Prüfung der gesetzlichen Rollen. Auch ein vollständig ausgefüllter Vertrag macht eine unzulässige Verwendung nicht zulässig.

Transparenz als mehrere verschiedene Pflichten verstehen

Artikel 50 unterscheidet Anbieterpflichten und Betreiberpflichten. Bei Systemen zur direkten Interaktion mit natürlichen Personen geht es zunächst um die Information, dass eine KI beteiligt ist, soweit dies nicht unter den gesetzlichen Umständen bereits offensichtlich ist. Die Information soll klar, unterscheidbar und spätestens bei der ersten Interaktion oder Exposition erfolgen. Zugänglichkeit gehört dazu.

Davon zu trennen ist die maschinenlesbare Kennzeichnung bestimmter synthetischer Ausgaben durch Anbieter nach Absatz 2. Ein sichtbarer Hinweis im Artikel und eine technische Kennzeichnung erfüllen unterschiedliche Funktionen. Der Betreiber sollte vorhandene Informationen und technische Möglichkeiten seines Systems kennen, darf aber nicht ungeprüft behaupten, eine eigene sichtbare Fußnote erfülle sämtliche Anbieterpflichten.

Für Betreiber gibt es unter anderem Offenlegungspflichten bei Deepfakes und eine gesonderte Regel für KI-Texte zur Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten öffentlichen Interesses. Bei dieser Textregel enthält die Norm eine Ausnahme für menschliche Prüfung oder redaktionelle Kontrolle zusammen mit redaktioneller Verantwortung. Diese Ausnahme befreit nicht automatisch von anderen Pflichten oder von der Richtigkeit veröffentlichter Behauptungen. Eine allgemeine Aussage, jeder KI-Text müsse immer dasselbe Etikett tragen, wäre deshalb ebenso unpräzise wie ein vollständiger Verzicht auf Transparenz.

Kompetenzmaßnahmen am tatsächlichen Einsatz ausrichten

Die geänderte Fassung von Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber zu Maßnahmen, welche die Entwicklung der KI-Kompetenz der betreffenden Personen unterstützen. Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, Einsatzkontext und betroffene Personengruppen sind zu berücksichtigen. Die Norm verlangt ausdrücklich keine Garantie eines bestimmten Kompetenzniveaus jeder einzelnen Person.

Für einen redaktionellen Assistenten können die Prüfung von Quellen, das Erkennen erfundener Angaben und der Umgang mit vertraulichen Informationen zentrale Lernziele sein. Wer eine folgenreiche Entscheidung überwacht, benötigt andere Kenntnisse und Befugnisse. Eine kurze produktbezogene Einweisung kann Bestandteil sein. Eine pauschale gesetzliche Pflicht zu einem bestimmten kostenpflichtigen Zertifikat, einer festen Stundenzahl oder einem bestimmten Schulungsanbieter folgt daraus nicht.

Als redaktionelle Umsetzungsempfehlung ist ein knapper Nachweis hilfreich: Zielgruppe, eingesetzte Funktion, erklärte Grenzen, Übungsfälle und zuständige Ansprechperson. Die Liste ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Einheitsformular. Sie macht jedoch sichtbar, ob Maßnahmen zum tatsächlichen Arbeitsalltag passen und nach einem Funktionswechsel angepasst werden müssen.

Die Anwendungsfristen pro Pflicht festhalten

Nach der aktuellen Fassung von Artikel 113 gilt keine einzige gemeinsame Frist für alles. Die folgende Auswahl dient der Orientierung. Sonderregeln und Übergänge müssen daneben geprüft werden.

Artikel 111 enthält zusätzliche Übergangsregeln. Dazu zählen bestimmte vor dem 2. August 2025 vermarktete Modelle und bestimmte vor dem 2. August 2026 vermarktete Systeme mit synthetischen Ausgaben. Für Letztere ist bei Artikel 50 Absatz 2 der 2. Dezember 2026 relevant. Daraus entsteht keine allgemeine Verlängerung aller Transparenzpflichten.

Bei Hochrisiko die Aufgaben verschiedener Akteure trennen

Für ein einschlägiges Hochrisikosystem beschreibt Artikel 16 unter anderem Anforderungen an Anbieter zu Konformität, Qualitätsmanagement, Dokumentation und weiteren Verfahrensschritten. Daraus folgt keine pauschale Zertifizierungspflicht für jede Firma, die Textsoftware nutzt. Die passende Konformitätsbewertung hängt vom System und dem vorgesehenen Verfahren ab.

Die Pflichten der Betreiber nach Artikel 26 betreffen unter anderem die Verwendung entsprechend der Anleitung und eine mit Kompetenz sowie Befugnissen ausgestattete menschliche Aufsicht. Bei kontrollierten Eingabedaten sind deren Relevanz und Repräsentativität zu beachten. Auch Betriebskontrolle und der Umgang mit Risiken gehören dazu. Diese Hochrisikopflichten sind mit ihrem jeweiligen Anwendungsbeginn einzuplanen und nicht pauschal als schon heute für jeden Assistenten geltend darzustellen.

Die Vorschrift zu automatisch erzeugten Protokollen ist ebenfalls begrenzt. Sie betrifft Protokolle unter Kontrolle des Betreibers und berücksichtigt Zweck sowie andere einschlägige Vorschriften. Daraus darf keine undifferenzierte Pflicht abgeleitet werden, sämtliche vertraulichen Eingaben jeder KI-Anwendung vorsorglich zu speichern. Eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 betrifft wiederum bestimmte Betreiber und Verwendungen. Sie ist kein allgemeines Formular für jedes kleine Unternehmen.

Eine Fallakte mit offenen Entscheidungen anlegen

Bei einem fremden Modell sind außerdem die Informationswege zu betrachten. Artikel 53 richtet bestimmte Dokumentations- und Informationspflichten an Anbieter von Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck. Ein gewöhnlicher Betrieb wird nicht durch jede Nutzung zum Modellanbieter mit eigenem Bericht über das ursprüngliche Modelltraining. Für einen nachgelagerten Systemanbieter können Informationen über Fähigkeiten und Grenzen des bezogenen Modells dennoch entscheidend sein. Die eigene Systemprüfung lässt sich nicht durch einen Verweis auf den großen Namen des Vorlieferanten ersetzen.

Praktisch sollten Einkauf und Entwicklung deshalb dieselbe Konfiguration betrachten. Wenn der Einkauf ein allgemeines Werkzeug bestellt, die Entwicklung daraus aber eine Bewertung über Personen baut, behandeln beide nicht länger denselben dokumentierten Zweck. Vor dem Einsatz sind die Unterlagen zusammenzuführen. Ein funktionaler Test kann zeigen, welche Daten fließen und welche Aktionen tatsächlich ausgelöst werden. Er entscheidet jedoch nicht allein, welche rechtliche Rolle oder Ausnahme vorliegt. Diese Grenze gehört in jeden Prüfbericht.

Das folgende künstliche Datenbeispiel strukturiert eine noch offene Prüfung. Es berechnet keine Risikoklasse. Die Trennung zwischen Fakten und Bewertung verhindert, dass ein technisch gültiger Datensatz mit einer rechtlichen Freigabe verwechselt wird.

{
  "lernfall": true,
  "fassung": "2026-11-09",
  "zweck": "Antwortentwurf aus freigegebenen Produktdaten",
  "direkter_personendialog": false,
  "personenauswahl": false,
  "eigene_marke": "zu klaeren",
  "rolle": "offen",
  "verbotspruefung": "offen",
  "hochrisikopruefung": "offen",
  "transparenzpruefung": "offen",
  "anwendungsfristen": "einzeln zu pruefen",
  "entscheidung": null
}

In der echten Akte gehören konkrete Nachweise hinter diese Angaben: Leistungsbeschreibung, Anleitung, Rollenbegründung und die tatsächlich betrachtete Konfiguration. Unbekannte Tatsachen bleiben als unbekannt sichtbar. Eine fehlende Lieferantenauskunft sollte nicht durch die wahrscheinlichste Vermutung ersetzt werden. Ebenso wenig genügt ein Rechtsgutachten zu einer anderen Produktfassung ohne Prüfung der Unterschiede.

Checkliste für Einkauf, Einführung und Änderungen

• Das vollständige System und den Zweck in wenigen überprüfbaren Sätzen beschreiben.
• Modellbezug, Integrationsleistung und betriebliche Verwendung auseinanderhalten.
• Eigene Rollen mit Handlungen und Unterlagen begründen.
• Mögliche Verbote vor einer gewöhnlichen Risikoklassifizierung untersuchen.
• Artikel 6 und einschlägige Einträge des Anhangs III konkret abgleichen.
• Transparenzpflichten nach Akteur und Ausgabeformat aufteilen.
• Normfassung, Anwendungsdatum und Übergangsregel je Pflicht festhalten.
• Kompetenzmaßnahmen, tatsächliche Aufsicht und erreichbare Verantwortung organisieren.
• Datenschutz, Urheberrecht, Beschäftigtenrechte und sektorale Vorgaben gesondert prüfen.
• Neue Zwecke, Entscheidungsrechte oder Markenauftritte als Anlass für eine erneute Einordnung behandeln.

Eine belastbare Einführung besitzt damit eine nachvollziehbare Begründung und klare Grenzen. Sie beruht auf dem tatsächlich eingesetzten System und dem aktuellen Recht. Ein pauschales Gütesiegel oder eine automatisch erzeugte grüne Ampel kann diese Arbeit nicht ersetzen.