Mitarbeiterfotos: Einwilligung, Nutzung und Ausscheiden

Beschäftigtenbilder brauchen eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Person, Zweck und tatsächlichem Verwendungsort. Während des Arbeitsverhältnisses betrifft das besonders die Freiwilligkeit einer Einwilligung. Beim Ausscheiden kommen die aktuelle Darstellung des Teams, bestehende Veröffentlichungen und mögliche Betroffenenrechte hinzu. Eine gute Organisation beginnt deshalb vor dem Fototermin und enthält bereits einen Weg für spätere Änderungen.

Die Verwendung präziser als „Mitarbeiterfoto“ beschreiben

Ein Porträt neben einer aktuellen Kontaktfunktion erfüllt einen anderen Zweck als eine Aufnahme aus einer Unternehmenschronik. Ein Recruitingmotiv wiederum kann eine Person besonders mit dem Unternehmen verbinden. Auch dieselbe Bilddatei kann in mehreren solchen Zusammenhängen erscheinen. Die Bezeichnung „Mitarbeiterfoto“ verrät noch nicht, was tatsächlich veröffentlicht wird und welche Erwartungen damit verbunden sind.

Beschreiben Sie deshalb für jede Verwendung den konkreten Ort und die Aussage: aktuelle Teamseite, Projektbericht mit erkennbarem Aufnahmedatum oder neue Werbeanzeige. Ergänzen Sie den sichtbaren Namen, die Funktionsbezeichnung und den Begleittext. Bei der späteren Bewertung zählt diese vollständige Darstellung. Ein unverändertes Bild kann durch einen neuen Begleittext oder einen anderen Zuschnitt eine andere Aussage erhalten.

Die rechtlichen Ebenen getrennt betrachten

§ 22 KunstUrhG betrifft die Einwilligung für das Verbreiten und öffentliche Zeigen von Bildnissen. § 23 KunstUrhG nennt bestimmte Ausnahmen und deren Grenze durch berechtigte Interessen. Daraus entsteht keine pauschale Erlaubnis für sämtliche Gruppenfotos im Betrieb. Ob und wie die Vorschriften im konkreten Veröffentlichungskontext mit dem Datenschutzrecht zusammenwirken, ist gesondert einzuordnen.

Bei einer identifizierbaren beschäftigten Person werden außerdem personenbezogene Daten verarbeitet. Die DSGVO enthält unter anderem Regeln für Zweckbindung, Rechtsgrundlagen, Einwilligung und Betroffenenrechte. Die organisatorische Prüfung darf daher nicht bei der Frage enden, wem die Bilddatei gehört. Auch die Bezahlung des Fotografen beantwortet die Rechte der abgebildeten Person nicht.

Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis ernst nehmen

§ 26 Absatz 2 BDSG verlangt bei einer Einwilligung die Berücksichtigung der Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis und der konkreten Umstände. Er nennt auch mögliche Anhaltspunkte für Freiwilligkeit sowie Anforderungen an Form und Information. Eine unterschriebene Erklärung ist deshalb kein Ersatz für die Betrachtung, wie die Zustimmung tatsächlich zustande kam.

Die EDPB-Leitlinien 05/2020 behandeln das Machtgefälle zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten ausdrücklich. Sie schließen freiwillige Einwilligungen nicht unter allen Umständen aus, setzen dafür aber eine echte Wahl ohne nachteilige Folgen voraus. Für das Fotoprojekt bedeutet das beispielsweise: Wer nicht teilnehmen möchte, braucht eine tatsächlich brauchbare Alternative.

Eine Alternative kann eine Teamdarstellung ohne Porträt oder eine andere passende Rollenbeschreibung sein. Sie sollte nicht als öffentliche Sonderkennzeichnung für eine verweigerte Zustimmung erscheinen. Vermeiden Sie außerdem Gruppendruck unmittelbar vor dem Fototermin. Wenn alle vor einer Kamera stehen und die Führungskraft auf die letzte Unterschrift wartet, ist eine wirklich freie Entscheidung schwerer nachvollziehbar als bei einer vorher verständlich erläuterten Auswahl.

Für eine Einwilligung im Anwendungsbereich von § 26 Absatz 2 BDSG nennt der Normtext die schriftliche oder elektronische Form, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Über Zweck und Widerrufsrecht ist in Textform aufzuklären. Daraus sollte keine pauschale Behauptung werden, jedes denkbare Foto benötige zwingend eine eigenhändig unterschriebene Papierurkunde. Maßgeblich bleiben der tatsächliche Vorgang und die dafür einschlägigen Anforderungen.

Zwecke verständlich und unterscheidbar erklären

Vor der Einwilligung sollte erkennbar sein, welche Veröffentlichungen vorgesehen sind. Die Teamseite, ein gedrucktes Faltblatt und eine bezahlte Anzeige in einem sozialen Netzwerk können unterschiedliche Reichweiten und Zusammenhänge haben. Eine unbestimmte Erklärung für „alle heutigen und zukünftigen Medien“ lässt die tatsächliche Entscheidung der betroffenen Person kaum erkennen. Eine konkrete Auswahl hilft auch der später verantwortlichen Redaktion.

Die EDPB-Zusammenfassung zur Einwilligung vom April 2026 erläutert unter anderem die erforderliche Bestimmtheit und die Bedeutung einer echten Wahl. Sie ist eine verständliche Orientierung und kein Mustervertrag für jedes Fotoprojekt. Die konkrete Erklärung muss zum vorgesehenen Vorgang passen. Eine kurze Formulierung kann präzise sein, während ein umfangreiches Formular trotzdem offenlässt, wo das Foto erscheinen soll.

Fotografenrechte und Personenrechte nicht vermischen

Die Vereinbarung mit einem Fotografen beschreibt die eingeräumten Nutzungsrechte am Bild. § 31 UrhG erlaubt dabei unterschiedliche inhaltliche, räumliche und zeitliche Begrenzungen. Eine vorhandene Porträtdatei ist folglich nicht automatisch für jede spätere Kampagne lizenziert. Prüfen Sie zusätzlich, ob Bearbeitungen, Ausschnitte und die Weitergabe an beauftragte Dienstleister vom vereinbarten Umfang getragen sind.

Die Zustimmung einer beschäftigten Person und die Fotografenlizenz werden deshalb als getrennte Nachweise geführt. Ein Widerruf oder eine neue Verwendung betrifft möglicherweise verschiedene Beteiligte und Maßnahmen. Die Redaktion sollte erkennen können, welcher Nachweis die Bildgestaltung betrifft und welcher die abgebildete Person. Ein einzelnes grünes Feld „Rechte erledigt“ würde diese unterschiedlichen Grundlagen verdecken.

Änderungen während der Beschäftigung mitverfolgen

Schon vor einem Austritt kann sich die Verwendung verändern. Eine Person wechselt in eine andere Funktion oder möchte nicht mehr als zentrale Ansprechpartnerin auftreten. Eine alte Teamkarte kann dann sachlich überholt sein, obwohl das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Auch ein neu gesetzter Werbekontext kann eine zuvor passende Grundlage nicht ohne Weiteres übernehmen. Solche Änderungen gehören in denselben Pflegeablauf wie ein neues Bild.

Prüfen Sie bei jeder größeren Überarbeitung, welche Informationen Bild und Text gemeinsam vermitteln. Wird ein früheres Projektporträt auf eine aktuelle Karriereseite kopiert, kann die Darstellung plötzlich eine persönliche Empfehlung oder aktuelle Funktion nahelegen. Für die Bewertung wird daher nicht nur der Dateihash verglichen. Entscheidend bleiben Zweck, Kontext und die dafür tragfähige Grundlage.

Widerruf und Austritt als verschiedene Ereignisse behandeln

Artikel 7 Absatz 3 DSGVO gibt bei einer darauf gestützten Verarbeitung das Recht zum jederzeitigen Widerruf der Einwilligung. Die vorherige rechtmäßige Verarbeitung wird dadurch nicht rückwirkend rechtswidrig. Der Widerruf muss so einfach wie die Erteilung sein. Ein internes Verfahren sollte deshalb einen erreichbaren Kontakt und eine verständliche Bearbeitung vorsehen, statt eine Begründungsprüfung als Voraussetzung für den datenschutzrechtlichen Widerruf zu verlangen.

Der Austritt ist dagegen zunächst eine Änderung des Beschäftigungskontexts. Welche Veröffentlichungen davon betroffen sind, hängt auch von der bisherigen Zweckbeschreibung und der Reichweite der Erklärung ab. Das Hinweispapier der Datenschutzaufsicht Sachsen-Anhalt zum Ausscheiden unterscheidet deshalb personenbezogene Präsentationen von anderen Bildverwendungen und betont die konkrete Bewertung. Eine aktuelle Porträtkarte mit persönlicher Unternehmensfunktion ist besonders sorgfältig neu zu betrachten.

Ein älteres Urteil nicht zur heutigen Pauschalregel machen

Das BAG-Urteil vom 19. Februar 2015, 8 AZR 1011/13, betraf die weitere Veröffentlichung eines Werbevideos nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Das Gericht betrachtete unter anderem eine unbefristete Erklärung und kurze rein illustrative Sequenzen. Es nahm in diesem Fall kein automatisches Erlöschen allein durch den Austritt an. Diese begrenzte historische Einordnung kann erklären, warum der konkrete Veröffentlichungszweck wichtig ist.

Das Urteil erging jedoch vor der Anwendbarkeit der DSGVO und argumentierte mit dem damaligen rechtlichen Rahmen. Seine Ausführungen zu Gründen eines Widerrufs dürfen nicht als allgemeine heutige Hürde vor Artikel 7 Absatz 3 DSGVO übernommen werden. Für einen aktuellen Vorgang werden die einschlägigen geltenden Regeln und sein eigener Sachverhalt geprüft. Ein aus einer alten Entscheidung kopierter Satz ersetzt diese Arbeit nicht.

Den Austritt als redaktionellen Prüfauftrag organisieren

Die Personalverantwortlichen müssen dem redaktionellen Team nicht den gesamten Inhalt einer Personalakte übermitteln. Für die Bildpflege kann ein eingegrenzter Hinweis genügen, dass eine betroffene Funktion oder Verwendung überprüft werden soll. Legen Sie fest, wer diesen Auftrag empfängt und welche Bilder damit zugeordnet werden können. Der Auftrag sollte nicht in einem allgemeinen Sammelpostfach ohne zuständige Bearbeitung verschwinden.

Die Redaktion erfasst anschließend die tatsächlichen Verwendungen. Eine erste Sichtprüfung beginnt bei aktuellen Team- und Kontaktseiten. Danach folgen weitere bekannte Kanäle. Für strittige oder unklare Verwendungen wird fachliche rechtliche Unterstützung einbezogen. Diese Aufgabenverteilung ist ein organisatorischer Vorschlag. Sie legt nicht für jeden Einzelfall eine gesetzlich identische Frist oder automatische Löschentscheidung fest.

Dokumentieren Sie den Abschluss pro Verwendung. „Foto entfernt“ kann bedeuten, dass nur eine Seite geändert wurde, während derselbe Ausschnitt weiter in einer zweiten Sprachfassung erscheint. Eine kurze bestätigte Liste konkreter Orte ist deshalb hilfreicher als eine pauschale Erledigt-Meldung. Die tatsächlich betroffene Person erhält eine verständliche Rückmeldung über den bearbeiteten Umfang und verbleibende begründete Prüfpunkte.

Drei fiktive Fälle sauber auseinanderhalten

Die Fälle sind erfundene Lernbeispiele und keine abgeschlossenen Rechtsentscheidungen. Sie zeigen, dass ein einheitlicher Dateityp keine einheitliche Verwendung erzeugt. Auch eine intern vergebene Bezeichnung „Archiv“ macht einen Unternehmensrückblick nicht automatisch zu einer privilegierten Archivverarbeitung im öffentlichen Interesse. Der tatsächliche Zweck und seine Voraussetzungen bleiben zu prüfen.

Ein Verzeichnis der Verwendungen aufbauen

Ein kleines Verzeichnis verbindet Bildkennung, abgebildete Personen und tatsächlich bekannte Veröffentlichungsorte. Dafür sind keine unnötigen privaten Angaben erforderlich. Eine interne Zuordnung kann genügen, sofern berechtigte Personen sie zuverlässig auflösen können. Zusätzlich werden die konkrete Fassung und der Begleittext festgehalten. Diese Angaben unterstützen spätere Änderungen wesentlich besser als eine unsortierte Sammlung von Einwilligungsformularen.

{
  "lernfall": true,
  "bild": "BILD-031",
  "person": "PERSON-017",
  "verwendung": "aktuelle Teamseite",
  "fassung": "Portraet quadratisch",
  "anlass": "Austritt gemeldet",
  "pruefung": "offen",
  "entscheidung": null
}

Der Eintrag ist ein ausdrücklich künstliches Organisationsbeispiel. Er trifft keine rechtliche Entscheidung und löscht keine Datei. Insbesondere wird aus dem Anlass „Austritt gemeldet“ nicht automatisch die gleiche Maßnahme für sämtliche Bilder abgeleitet. Die Entscheidung wird nach der konkreten Beurteilung ergänzt. Wenn technische Systeme später unterstützen, sollten sie diese Trennung zwischen Meldung und fachlicher Entscheidung beibehalten.

Technische Varianten und Sprachfassungen berücksichtigen

Ein Bild kann als Original, Ausschnitt, Vorschaubild und responsive Größenvariante vorliegen. Zusätzlich können deutsche und englische Seiten dieselbe Person unterschiedlich beschreiben. Eine Änderung nur im sichtbaren großen Bild reicht deshalb möglicherweise nicht. Zum Prüfumfang gehören die eingebundenen Varianten und die Orte, an denen sie tatsächlich erreichbar bleiben. Das ist besonders bei älteren Medienablagen und externen Auslieferungsdiensten relevant.

Prüfen Sie außerdem Bildunterschriften, Alternativtexte und strukturierte Personenangaben. Eine ersetzte Porträtdatei mit unverändertem Namen im Alternativtext kann weiterhin eine falsche Zuordnung erzeugen. Die redaktionelle Korrektur betrachtet daher Bild und Text gemeinsam. Ein technischer Hashvergleich belegt eine Dateiänderung, aber nicht automatisch die sachliche Richtigkeit der ganzen Teamseite.

Gruppenbilder und Zuschnitte als eigene Fassungen prüfen

Bei einem Gruppenfoto kann die betroffene Person in einem anderen Ausschnitt kaum sichtbar sein oder gerade besonders hervorgehoben werden. Eine technische Bearbeitung verändert deshalb nicht nur Pixel. Sie kann die Aussage des Bildes verändern. Auch andere erkennbar abgebildete Personen und die vorhandene Fotografenvereinbarung gehören in die Prüfung einer neuen Fassung.

Eine Unkenntlichmachung sollte nicht nur aus einem schwachen Effekt über den Augen bestehen. Ob jemand noch identifizierbar ist, kann auch von Kleidung, Rolle, Umgebung und Begleittext abhängen. Die geeignete Maßnahme muss den konkreten Kontext berücksichtigen. Der organisatorische Ablauf kann eine neue Fassung vorschlagen, sollte sie aber nicht ohne tatsächliche Sichtkontrolle als anonym oder rechtlich erledigt kennzeichnen.

Gedruckte und bereits verteilte Materialien getrennt bearbeiten

Eine Onlineänderung und der Umgang mit gedruckten Exemplaren sind unterschiedliche Aufgaben. Neue Druckaufträge, noch vorhandene Bestände und bereits verteilte Exemplare können nicht durch denselben technischen Vorgang geändert werden. Erfassen Sie deshalb, welche neue Nutzung unterbleiben soll und welche bestehenden Verwendungen rechtlich und praktisch zu behandeln sind. Ein vorhandener Druckbestand ist keine pauschale Erlaubnis für beliebige weitere Auflagen.

Auch Newsletter und externe Veröffentlichungen benötigen eine differenzierte Betrachtung. Eine bereits zugestellte Nachricht lässt sich nicht wie die eigene Teamseite ersetzen. Daraus folgt aber nicht, dass sämtliche weiteren Fragen entfallen. Prüfen Sie kontrollierbare Webarchive, zukünftige Aussendungen und gegebenenfalls die erforderliche Kommunikation mit Empfängern oder Dienstleistern. Versprechen Sie keine vollständige technische Rückholung aller bereits verteilten Kopien.

Widerruf, Widerspruch und Löschung zuordnen

Ein Widerruf betrifft eine auf Einwilligung gestützte Verarbeitung. Ein Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO hat andere Voraussetzungen und Zusammenhänge. Ein Löschungsverlangen nach Artikel 17 wird wiederum anhand seiner Tatbestände und Ausnahmen beurteilt. Die Bearbeitung sollte daher zunächst das Anliegen verstehen und die tatsächliche Grundlage der betroffenen Verwendung feststellen. Die Überschrift einer eingegangenen Mail allein entscheidet nicht über den richtigen Prüfweg.

Wenn eine Einwilligung widerrufen wird, darf die darauf gestützte Verwendung nicht einfach heimlich auf eine andere Grundlage umetikettiert werden. Die EDPB-Leitlinien behandeln diese Grenze ausdrücklich. Für eine möglicherweise fortbestehende andere Verarbeitung braucht es eine eigenständige tragfähige Einordnung und passende Transparenz. Der Wunsch, ein besonders gelungenes Motiv weiter zu verwenden, ist für sich genommen kein vollständiger Rechtsgrund.

Suchmaschinen und weitere Empfänger einbeziehen

Eine Änderung am eigenen Ursprungssystem kann nachgelagerte Auslieferungs- und Suchsysteme zeitversetzt erreichen. Prüfen Sie deshalb die unmittelbar kontrollierten Ablagen und die tatsächlich notwendigen weiteren Schritte. Artikel 17 Absatz 2 DSGVO beschreibt unter seinen Voraussetzungen angemessene Maßnahmen im Zusammenhang mit öffentlich gemachten Daten. Er verspricht keine sofortige vollständige Entfernung jeder Kopie aus dem gesamten Internet.

Artikel 19 DSGVO betrifft unter seinen Voraussetzungen Mitteilungen an Empfänger bei Berichtigung, Löschung oder Einschränkung und enthält Grenzen für unmöglichen oder unverhältnismäßigen Aufwand. Dokumentieren Sie die konkret erforderliche Bearbeitung statt einer unbestimmten Zusage, alle Fundstellen seien überall verschwunden. Eine nachprüfbare eigene Änderung und eine noch offene externe Bearbeitung können unterschiedliche Status benötigen.

Nachweise nicht mit öffentlicher Weiternutzung verwechseln

Nach einer Bildänderung können begrenzte Nachweise zur Bearbeitung eines Vorgangs weiter erforderlich sein. Das ist eine andere Verwendung als ein öffentliches Werbemotiv. Für solche Unterlagen werden Zweck, Zugriff und erforderliche Dauer gesondert festgelegt. Eine mögliche Nachweisfunktion rechtfertigt nicht automatisch, das Porträt weiterhin auf der frei erreichbaren Karriereseite zu zeigen.

Umgekehrt sollte eine Bearbeitung nicht durch unüberlegte Vernichtung sämtlicher erforderlichen Informationen undokumentierbar werden. Klären Sie, welche minimalen Angaben den Vorgang nachvollziehbar machen und welche Lösch- oder Aufbewahrungsregeln dafür gelten. Die Prüfung berücksichtigt konkrete Pflichten und gegebenenfalls Rechtsansprüche. Ein unbegrenzt aufbewahrter vollständiger Schattenbestand aller Bilder wäre keine sorgfältige Standardlösung.

Zuständigkeiten und Rückmeldungen klar halten

Ein praktikabler Ablauf benennt eine verantwortliche Stelle für das Anliegen und passende Ansprechpartner für Redaktion, Technik und Recht. Die Personalabteilung muss nicht selbst sämtliche Bildvarianten im Veröffentlichungsnetz suchen. Die Technik wiederum sollte nicht allein entscheiden, ob eine bestimmte Einwilligung fortwirkt. Die jeweiligen Beiträge werden zusammengeführt und pro Verwendung nachvollziehbar abgeschlossen.

Teilen Sie Beschäftigten verständlich mit, wo sie Fragen oder Änderungen anbringen können. Für eine konkrete Bearbeitung werden nur notwendige Angaben angefordert. Eine Person sollte nicht erneut sämtliche Porträtdateien über einen unsicheren allgemeinen Verteiler schicken müssen, wenn bereits eine eindeutige interne Zuordnung besteht. Ein erreichbarer klarer Prozess erleichtert sowohl die Wahrnehmung von Rechten als auch die redaktionelle Pflege.

Für die Information über Maßnahmen auf Anträge nach den Artikeln 15 bis 22 nennt Artikel 12 Absatz 3 DSGVO grundsätzlich unverzügliche Bearbeitung und spätestens einen Monat. Unter den dort genannten Voraussetzungen kann die Frist um zwei weitere Monate verlängert werden; darüber und über die Gründe ist innerhalb des ersten Monats zu informieren. Diese Verfahrensregel ist keine pauschale Erlaubnis, eine materiell nicht mehr zulässige Bildverwendung bis zum Fristende fortzusetzen. Zuständige Personen sollten deshalb Anliegen, notwendige unmittelbare Maßnahmen und Rückmeldefristen gemeinsam erfassen.

Checkliste für Aufnahme, Nutzung und Austritt

• Jede Verwendung besitzt einen konkreten Zweck und einen bekannten Ort.
• Fotografenrechte und Rechte abgebildeter Personen werden getrennt dokumentiert.
• Die Freiwilligkeit wurde unter tatsächlichen Beschäftigungsumständen betrachtet.
• Eine Ablehnung führt nicht zu vermeidbaren Nachteilen oder öffentlicher Sonderkennzeichnung.
• Einwilligungsumfang und Informationen sind verständlich und nachweisbar.
• Rollenwechsel und Austritt lösen einen zugeordneten Prüfauftrag aus.
• Aktuelle Teamdarstellungen werden mit Bild und Begleittext beurteilt.
• Widerruf, Widerspruch und Löschung werden passend eingeordnet.
• Sprachfassungen, Zuschnitte und technische Varianten sind berücksichtigt.
• Gedruckte und externe Verwendungen besitzen einen eigenen Bearbeitungsstatus.
• Begrenzte Nachweise werden von öffentlichen Veröffentlichungen getrennt behandelt.
• Die tatsächlichen Maßnahmen und offenen Punkte werden verständlich zurückgemeldet.